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谈一谈非生产性采购的八大重要原则
来源:中国丙纶网 - 中国纤维网旗下网站 添加人:service4 添加时间:2019-3-22

    

谈到非生产性采购,有些朋友对非生产性采购所涉及的采购范围不是很清楚,有人会给出一系列文字和分类图表来阐明。其实简单来说就是,那些不在产品的BOM里的物资(当然,有的公司也会把包装,标签等放进去),再加上服务类采购。

很多公司的非生产性采购面临的问题如下,有些公司是存在以下多方面的问题,有些公司只是某一个方面的,而有些公司则全部都中。

-需求方面:需求不明确,需求多渠道,需求分不清轻重缓急,需求多样性。

-申请方面:申请流程不规范(申请多层级,申请方式多样化(纸张申请,系统申请,口头申请,甚至都有老板直接命令的情况发生),申请单不见了,重复申请,申请平台多样化。

-批准方面:申请人部门内审批,使用部门内确认审批,财务审批,管理层审批,最后总经理或CEO或董事长之类的审批(因为授权额度分配不合理导致的多层审批)。

-采购方面:采购订单再走一次多层审批(因为有的公司在软件系统中申请单不能直接转为订单),有些行政后勤类采购可能放在人事部,有些IT类采购放在信息技术部门。

-系统方面:申请单和采购单需要重复作业,因为有的公司系统有好几个,OA系统,ERP系统,生产控制系统。不同的部门喜欢在不同的系统中保持记录。OA做申请单,ERP中做采购单。然后做采购单时需要把申请单打印出来证明你的申请批准了,所以才能做采购单。

-送货方面:供应商三天两头要送一次货(因为同样的东西,需求不集中导致)。

-仓储方面:收货频率较高,货收了没人领(最后变质或变坏用不了了),货收了却被别人领走了(真正申请的人却拿不到货-“仓库怎么管理的?”),规格太多不好记录(如果是手工记账更麻烦)

-付款申请单:也要走一圈申请审核

-财务方面:付款时,财务要求申请单,采购单和付款申请单都要打印出来,一一对应准确进行审核

-编码方面:几千上万种物料编码,有的公司扫把都有好多种,每种都有一个编码。(老板看了都头痛)。

-沟通方面:申请部门抱怨,采购部门抱怨,使用部门抱怨,财务部门抱怨,管理层抱怨,老板想骂人

-公司层面:集团公司和各个子公司之间各自单独购买,本来一个子公司都够乱了,那集团层面的系统里报表的非生采购物资那更是雾里看花,看得人都懵了。

-专业方面:采购不是对每一类物资都专业,面对需求不明确的时候,伤透了脑筋。比如购买设备和购买信息技术软件就相差好远,但有时候又互相联系。购买食堂服务和购买广告服务大不一样。需求部门也不清楚需求要怎么给。

怎么办?看上去真的是毫无头绪,真是“剪不断,理还乱”。

我在这里提出几个管理应用原则,请根据公司实际情况进行考虑优化。
第一,类别化。按使用用途对物资进行分类,比如说办公用品的物资有桌子,空调,笔,橡皮,纸张,电脑,文件柜,文件夹,订书机等等。这个时候就不能把空调,电脑也由某使用部门自己来申请了,而是把空调列为设备类,由设备部门进行统一申请购买。而电脑则由IT部门统一申请购买。

第二,电子化。因为申请种类多,需求频繁,所以一定要去掉纸张作业,实行电子化。一切从系统中进行操作。但要注意,不能让不同的部门在不同的系统进行操作。而是规定申请,采购,收货,领用和付款的所有环节都在一个系统中进行。必须从管理者思维的角度放弃“纸张作为证据”的固执思维。

第三,透明化。从采购申请和审批,采购订单创建和审批,送货(包括送货前置时间,预计送货日期),收货,检验,质量状态,验收,领用,退货都需要记录经手的人名和日期,具有闭环的可视性展示。让每一个环节关心的人都能看到实时状态。谁申请的,到了什么审批状态,供应商什么时候送,送来后什么时候收货的,质量状态如何,是谁在哪一天领用的。。。。。。整个环节具有透明性。

第四,集中化。类似物资进行集中管理。申请部门集中,采购部门集中,收货发货部门集中。申请部门按第一条分类原则,可以把不同类别的物资由几个部门统一申请,而不是同样用途或差不多的物资各个部门申请各自的。采购部门最后都由采购一个部门负责。收货发货部门可以只由仓库负责(有的公司把IT相关的收货发货放在信息技术部门)。

第五,标准化。类似用途的东西要进行标准化。减少五花八门的规格,而用途只有一个。比如文具,不要品牌多样化,规格多样化。一家品牌的一种规格的一种用途的笔,就只准存在一种。空调也是,不要格里,美的,志高,什么空调都有。

第六,编码化。常年购买,经常消耗的标准类物资,就需要一个编码。而那些一年只买1-2次的,就不需要编码。文具办公类的笔,纸,橡皮等,没必要编码。

第七,授权化。按公司实际大小情况,尽量放权。5000元左右的东西,有的公司需要到董事长那里审批,但对有的公司,真的没有必要。审批层级,尽量减少。授权即简化管理。

第八,流程化。不同类别的物资需要不同的采购流程。比如设备类采购和文具类采购流程截然不同。广告类采购和设备类采购又不同。这都需要根据物资类型定义不同的采购流程。不同类别的物资的采购,参与的人也不同。使用的采购方式不一样。应用的采购策略也不一样。

好了,读到这里。我想您已经多少领悟到了如何开展非生产性采购活动。如果还有什么不明确,欢迎一起讨论。